Timemanagement



Timemanagement is een handig instrument die jou kan helpen jouw werkzaamheden effectief en efficiënt in te plannen. Timemanagement is het beheren van jouw tijd, zodat jij effectief en efficiënt kunt werken aan het bereiken van jouw doelen.
Als jij altijd tijd te kort komt, komt dit niet ten goede aan jouw gemoedsrust. Het leidt af en zorgt er voor dat er meer zaken niet of slecht af komen, waardoor je weer meer werk krijgt omdat je die dan moet corrigeren. Dit heeft weer gevolgen voor jouw productiviteit.

Alleen met timemanagement word je niet productiever. Daar is meer voor nodig.

Het is belangrijk om voor jezelf helder te krijgen wat je moet doen. Doelen stellen is een van de beste manieren om je productiviteit te verhogen. Stel je moeilijkere doelen ben je meer gemotiveerd om te presteren dan als je makkelijke doelen voor jezelf stelt. Een ander belangrijk iets wat het verschil kan maken tussen wel of niet slagen met time management, is je zelfdiscipline. Zorg dat terugkerende werkzaamheden een automatisme worden, blijf gedisciplineerd en gemotiveerd ook als het een keertje niet helemaal gaat zoals je zou willen. Pas je time management op de juiste manier toe, zul je zien dat de doelen die je stelt gehaald worden. Je werkt meer ontspannen en hebt controle over je werkzaamheden. Het zijn die drie factoren :
  • Wat moet je doen, wat zijn de taken, werkzaamheden die van je verwacht worden?
  • Stel doelen voor jezelf vast en koppel er tijdsmomenten aan vast, wanneer iets af moet zijn
  • Zelfdiscipline, breng structuur aan in terugkomende werkzaamheden, maak er een automatisme van 

  • Timemanagement kun je gebruiken voor zowel:
    • Korte termijn doelstellingen
    • Lange termijn doelstellingen

    Wie weet wat hij wil bereiken, denkt bewust vooruit en houdt hierdoor tijd over voor andere zaken.Time management is een combinatie van zelf discipline en doelbewust werken met haalbare doelen.Wat kunnen redenen zijn voor je zijn dat je je taken en afspraken niet efficiënt en effectief kunt plannen?

    Oorzaken kunnen zijn :
    • Chaotische werkplek
    • Faal angst
    • Perfectionisme
    • Geen nee kunnen zeggen
    • Om punten te scoren bij een ander, adhoc zaken regelen waardoor je dagelijkse planning niet af komt.

    1. Chaotische werkplek

    80% van alle zaken die jij op een bureau vindt ,gebruik je vaak nooit meer. Zorg dat je overzicht houdt. 50% van de zaken die in de zogenaamde brievenbakjes liggen kun je zo wegdoen. Het voordeel hiervan is dat je veel sneller vindt wat jij wel nodig hebt in plaats van heel die papierhandel te moeten gaan graven en zoeken.
    Een opgeruimd bureau zorgt ervoor dat ook jouw hoofd opgeruimd is. Kijk eens kritisch naar jouw bureau: doe het nu! Onderneem actie en pas het consequent toe.

    Het zal jou rust en ruimte gaan geven om effectiever aan de gang te gaan met de zaken die wel moeten gebeuren.

    2. Faalangst

    Iets wat we niet graag doen, stellen we makkelijk uit. Vaak zijn deze zaken die gedaan moeten worden van een redelijke prioriteit. Als je dit blijft uitstellen, wordt de berg alleen maar hoger van werk dat nog gedaan moet worden.
    Tips die jou kunnen helpen zijn hulptroepen inroepen die jou kunnen helpen met het uitvoeren van de taak. Van te voren aan te geven dat jij niet precies weet hoe je een begin moet maken met de klus. Stel je kwetsbaar op naar je baas of werkgever.

    Geef eventueel aan waar jij ondersteuning in kunt gebruiken.

    3. Perfectionisme

    Soms willen we iets zo goed uitvoeren, dat we er maar mee bezig blijven. Hierdoor lukt het je om de taak voor een bepaalde tijd uit te voeren. Een perfectionist is vooral streng naar zichzelf. Het moet perfect zijn anders is het niet goed genoeg. Ben jij zo iemand? Ga werken met tijdsafspraken.

    Werk naar het moment toe dat het project af moet zijn. Doe dit consequent in alles wat je doet. Maak het eenautomatisme.

    4. Geen nee kunnen zeggen

    Veel mensen zeggen sneller ja dan nee. Ze nemen een probleem of taak van een ander over. Je kunt iemand best helpen zijn taak of probleem op te lossen, maar zorg er dan wel voor dat de verantwoordelijkheid daarvan bij degene blijft die met de vraag komt. Als je dit niet doet, dan neem je allerlei taken en zaken van anderen over die ervoor zorgen dat je eigen werk blijft liggen. Blijf controle houden over werkzaamheden die je hebt.

    5. Waardering ten koste van jouw eigen planning

    Om punten te scoren bij een ander, adhoc zaken regelen waardoor je dagelijkse planning niet af komt. Herkenbaar?

    Er zijn mensen die het zo prettig om schouderklopjes en waardering te krijgen dat daar werkzaamheden voor moeten wijken om het schouderklopje te krijgen. We zetten onze prioriteiten en werkzaamheden ervoor opzij. Als wij iets anders meteen voor de ander gaan doen, levert dit meteen een compliment op. De keerzijde is dat je eigen werk blijft liggen en niet af komt.

    Nadeel kan worden dat mensen steeds meer verzoeken bij jou neer gaan leggen. Hierdoor kun je een ontevreden gevoel gaan krijgen, dat je nu alles voor een ander aan het oplossen bent en je werk niet af komt. Formuleer voor jezelf doelstelling die je in een bepaalde tijd wilt halen. Maak bijvoorbeeld een week- of dagplan. Aan de hand van dit plan werk jij naar jouw doelen toe.

    Timemanagement toepassen voor lange termijn doelstellingen


    Timemanagement is handig om toe te passen voor lange termijn doelstellingen. Wat wil je bereiken in het leven. Wat vindt je leuk om te doen. Wat voor soort leven wil je leiden.

    Welke doelen wil jij gaan halen? Wat voor soort werk ambieer jij en wil jij later doen? Allemaal vragen om eens over na te denken en voor jezelf op een rijtje te zetten. Weet je wat je wilt worden? TOP! Weet je ook welke vaardigheden of talenten jij daarvoor nodig hebt. Welke stappen ga je gedurende de jaren zetten om jouw doel te halen? Welke opleidingen heb je nodig? Waar kun je kennis vinden die relevant is voor het doel wat je wilt?

    Maak planningen om tijdsmomenten in te bouwen voor het te behalen doel. Dit is zeker belangrijk met doelen voor de lange termijn. Loopt alles volgens plan, loop je voor of wijk je af. Zit je nog steeds op het juiste pad naar jouw doel toe of ben jij op een zijpad belandt? Planningen kunnen jou helpen behoeden voor deze valkuil. Maak een planning voor een periode waarin jij taken en doelen bepaalt die jij gedurende die periode wilt behalen. Maak jouw doelen en taken SMART gerelateerd.

    Je kunt een planning maken voor een jaar / kwartaal / maand / week / dag

    Stel prioriteiten in jouw doelen en deel daar jouw tijd goed op in.









Maak voor jezelf een aantal doelen die je wilt gaan behalen om beter met klanten om te gaan. 
Deze doelen moeten SMART geformuleerd zijn. Doelstellingen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Om succesvol je doelen te behalen is het handig om van de SMART-methodiek gebruik te maken. S. M. A. R. T staat voor:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijdgebonden
Een smartdoelstelling geeft aan wat je wilt bereiken en wanneer je welke resultaten wilt behalen.
Door een smartdoelstelling te maken heb je eerder kans dat je je doel bereikt.Op de volgende pagina vindt je meer uitleg hoe je je doel SMART kunt maken.

 






S.M.A.R.T.

 


























-1 Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is.
-2 Meetbaar Een S.M.A.R.T. doel moet je kunnen zien,horen, proeven, ruiken of voelen. Wat is er af als het af is?Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op eenbepaald moment bereikt is. Doe zo mogelijk een nulmeting om de startsituatie te bepalen.
-3 Acceptabel Is er draagvlak voor wat je doet? Als je een S.M.A.R.T. doelstelling voor jezelf stelt is het voldoendedat je het zelf accepteert.










-4 RealistischIis het doel haalbaar ?
Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen ?
Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden ?
hebben ze voldoende Kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden ? Deze bovenstaande vragen zijn belangrijk.
Immers een onbereikbaar doel motiveert mensen niet !
-5 Tijdgebonden  - Wanneer beginnen we met de activiteiten ?
- Wanneer zijn we klaar ?
- Wanneer is het doel bereikt.? Een S.M.A.R.T. doelstelling heeft een duidelijke start en eind datum.




De maatschappij is erg aan het veranderen. Vroeger studeerde je, zocht en vond je een baan en baas waar je vervolgens de rest van jouw leven bij bleef werken. Inmiddels is het arbeidslandschap verandert. Tegenwoordig jobhoppen we enzijn er steeds minder contracten voor onbepaalde tijd. Van jou als medewerker én persoon wordt verwacht dat jij je blijft ontwikkelen en leren.

Om inzicht voor jezelf te krijgen wat belangrijk is om te doen en niet, kun je gebruik maken van onderstaande matrix. Niet iedereen is hetzelfde. Ben je een ochtendmens? Plan dan moeilijke taken voor de ochtend als je nog vol energie zit.
Ben je een avondmens? Plan dan deze taken aan het einde van de dag. Je zit nog vol energie op dat moment. Logisch dat dit prettiger werkt met de uitvoering van jouw taken.


















Urgent
Niet Urgent
BelangrijkA Direct zelf oppakken.B  plannen voor later
Niet belangrijk C Delegeren indien mogelijk naar anderen, niet zelf doen.D Niet doen, uitstellen tot er tijd voor is

Reactie plaatsen