Page content

Krijg jij ook zo veel emails elke dag binnen?

Slimmer met e-mail werken

Klinkt dit herkenbaar? Je komt in de ochtend op je werk, start de computer op en je mailbox. Elke dag is het weer schrikken hoeveel mail er al weer binnen is gekomen, waar een reactie op wordt verwacht. Krijg weer controle over je mailbox en mailverkeer. Breng schaarste aan in je mailverkeer.

Wat zou jij als organisatie allemaal kunnen doen, als er binnen de organisatie één week geen mailverkeer zou zijn. Hoe productief zouden jij, jouw collega’s en/of medewerkers daarvan worden? Zie de volgende tips en kijk of ze voor jou kunnen werken…

email

Te veel mail?

  • Beperk de tijdstippen die je voor mail gebruikt. Drie keer per dag is prima. Ochtend, middag en namiddag. Koppel je mailverkeer niet door naar je smartphone of tablet. Anders ben je nog heel de dag bezig met mail lezen en adhoc reageren.email
  • Verstuur een e-mail naar zo min mogelijk mensen in plaats naar zoveel mogelijk mensen. Het is leuk iedereen te koppelen in een cc, maar de kans is groot dat die mensen gaan reageren. Dit zorgt voor een vollere mailbox.
  • Stop met e-mails van dank jewel, oké, kijk ernaar, enz. Dit zijn nutteloze mails. Geef binnen je organisatie aan, dat er niet meer dit soort mailtjes in de organisatie rondgestuurd hoeven te worden.
  • Gebruik veel vaker direct nee in je e-mails. Stuur meteen een nee-bericht terug. Wel natuurlijk op een nette manier, zodat de ontvanger weet dat het om de inhoud gaat en niet om de persoon.
  • Zorg ervoor dat je email adres schaars wordt verspreid.
  • Maak een aantal standaard afwijzingsteksten voor e-mails. De praktijk leert dat je hierdoor makkelijker nee leert zeggen op verzoeken die je per email ontvangt. Een voorbeeldmail kan zijn: ‘De komende maanden ben ik een aantal belangrijke stappen voor onze organisatie aan het realiseren. Als gevolg hiervan is er geen ruimte voor andere bezigheden. Ik  wens u veel succes met uw zaken.’

 

Comment Section

0 reacties op “Krijg jij ook zo veel emails elke dag binnen?

Plaats een reactie


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.